Kearsipan atau Records Management adalah sistem yang dikembangkan untuk mengatasi permasalahan dokumentasi informasi. Mengingat banyaknya aktivitas yang menyebabkan banyaknya ledakan informasi dalam bentuk banyaknya dokumen yang ditemukan dalam tiap organisasi. Sistem kearsipan dikembangkan dengan tujuan untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali informasi yang dianggap penting bagi suatu organisasi. Efektif atau tidaknya suatu sistem kearsipan tergantung pada rancangan sistem itu. Rancangan sistem mengidentifikasi dan menseleksi informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, serta menerapkan cara pengaturan dan pencarian kembali.
Pada dasarnya, arsip dapat dibedakan kedalam dua kelompok, yaitu arsip transaksi dan arsip referensi. Arsip transaksi antara lain terdiri dari cek, dokumen pemesanan, dokumen pembelian, bon, dan sebagainya. Pada umumnya arsip transaksi diatur diatur secara sederhana menurut urutan nomor atau tanggal dikeluarkannya. Arsip referensi antara lain terdiri dari dokumen surat menyurat, laporan, notulen rapat, akte – akte perusahaan dan lain sebagainya. Penyusunan arsip referensi memerlukan sistem penyimpanan dan penelusuran yang lebih rumit.
Proses penyimpanan dan sistem penelusuran ini biasanya disebut sistem indeks atau sistem klasifikasi. Sistem klasifikasi dibagi menjadi tiga jenis yaitu Sistem Indeks Kamus , Sistem Indeks Subjek, dan Sistem Indeks Koordinasi.
Proses Indeks Kamus (Dictionary Index). Merupakan sistem pengaturan dokumen berdasarkan urutan alfabet seperti umumya kamus. Sistem ini merupakan yang paling sederhana dibanding sistem indeks yang lain.
BIMTEK KEARSIPAN
Sistem Indeks Subjek . Merupakan suatu sistem pengaturan dokumen berdasarkan subjek atau fungsi. Sistem ini banyak digunakan untuk pengaturan dokumen dan buku di perpustakaan umum di seluruh dunia.Sistem Indeks Koordinasi (Coordinate Index). merupakan gabungan dari kedua sistem sebelumnya. Dengan sistem ini, sebuah dokumen dapat ditelusuri melalui berbagai aspek yang dikandung. Sistem ini merupakan sistem yang paling canggih dan ideal untuk koleksi dokumen yang sering diperlukan dan dalam jumlah yang besar. Sistem ini memungkinkan untuk pencarian kembali dokumen dengan cepat dan tepat. Namun, sistem ini memerlukan banyak biaya, mengingat banyaknya waktu dan tingkat keahlian yang dibutuhkan dalam proses mengindeks.
Bimtek atau Diklat dipandang masih sangat dibutuh dalam kebutuhan saat ini, dimana aparatur terkadang mengalami kesulitan dalam mendomentasikan suatu arsip yang sangat penting. Lembaga Orientasi Pengembangan Pembangunan Nasional (LOPPNAS) sebagai penyelenggara training, bimtek dan diklat Kerasipan mengajukan undangan Bimtek, Diklat dan Sosialisasi bidang Kearsipan kepada Bapak/Ibu Pimpinan.
Materi Diklat/Bimtek Kearsipan mengenai pengelolaan arsip, manajemen kearsipan, manjement kehumasan serta beberapa materi lainnya dibidang Arsip yang dapat dijadikan pilihan para peserta bimtek atau diklat bidang Kearasipan, antara lain sebagai berikut :
- Bimtek/Diklat Korespondensi dan Tata Naskah Dinas
- Diklat Adminstrasi Kearsipan
- Bimtek E-Document untuk menunjang kinerja Institusi Pemerintahan
- Diklat/Bimtek Kearsipan Elektronik (E-Filling) Bagi Institusi Pemerintahan
- Bimtek Implementasi Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital dan Pedoman Tata Naskah Dinas instansi Pemerintah
- Manajemen Kearsipan Dan Pengelolaan Pusat Arsip (Record Center)
- Manajemen Kehumasan di Instansi Pemerintah
- Korespondensi dan Tata Naskah Dinas berdasarkan Permendagri Nomor 54 Tahun 2009 dan Nomor 55 Tahun 2010
- Manajemen Keprotokolan dan Master Of Ceremony (MC) sebagai wujud Peningkatan Wawasan, Keterampilan dan Pengetahuan Bagi Humas, Protokol dan Master Of Ceremony ( MC ) di Daerah.
- Manajemen Pengelolaan Arsip Daerah, Tata Naskah Dinas Dan Sistem Akuntabilitas Kerja Instansi Pemerintah (Sakip) Berdasarkan PERPRES No. 29 Tahun 2014